Clavis Note をリリースしました

現役行政書士が、入管業務の現場で、本当に必要だと思うものを形にしました。
入管業務に特化した業務管理ツール「Clavis Note」を本日リリースします。

6年間、入管業務をメインとしている行政書士です。
行政書士のための業務管理ツール Clavis Note を開発し、このたびリリースしました！

クライアント台帳、案件管理、報酬・入金管理、事件簿の自動生成までを、ひとつの画面で完結できる、オールインワンツールです。

なぜ作ったか

在留資格の仕事を始めて、「入管に特化した業務管理ツールが存在しない」ということを知りました。

会計ソフトはある。スケジュール管理ツールもある。でも、行政書士の業務の中でも、入管の業務フローに沿ったツールは見つかりませんでした。

Excel・OneNote・無料の事件簿ソフト・請求書のネット作成サービス…。色々なツールを試したり、駆使してきましたが、案件の増加とともに増える、

「あのクライアントの在留期間更新、いつまでだっけ？」

「この会社からの入金は、誰の案件の分に充当すればいいんだっけ…」

「こっちは事件簿に書いたけど、こっちはまだだった💦」

そういう「頭の中の管理コスト」が、業務の多くの時間を占めるようになってきました。

顧客管理システムはたくさんあるのに、入管業務に適したものはない…。

それなら、私が作ってしまおう！と思い立ち、相棒のClaude（AI）とともに、Clavis Note を作りました。

📸 ポイポイ式 ─ 書類ドラッグ&ドロップでAI自動入力

在留カードやパスポートを画面にドラッグするだけで、AI がフィールドを自動入力します。手入力でクライアント情報を起こす作業から、ほぼ解放されます。

外国語の卒業証明書や退職証明書を読み解く手間もなくなり、母国での通算勤務年数も自動計算！

さらにさらに、こうした新しいツールを使うとき、今からの案件はClavis Noteで管理するとしても、これまでの案件は、直接データを開いたり旧ツールを並行利用したり、と乗り換えコストがかかるのが普通です。

でもポイポイ式なら、これまでのクライアント情報も、今までの申請書控えをポイッとすれば、ほぼ追加入力なしでデータ化が可能です！（案件や報酬の管理は別途作成が必要。また手書きの文字は認識精度が落ちることもあります）

主な機能

📋 クライアント台帳

在留カードの項目（在留カード番号、国籍、在留期限など）や、パスポートなどの基本情報を網羅する台帳です。

• 在留期限が近づいたクライアントから順に自動で並べ替えられ、90日前からの注意喚起
• 家族関係をツリー式で表示
• 現在の勤務先や過去の勤務履歴、これまでの案件履歴など、クライアントのカルテになる
• ✨ こだわりポイント顔写真も登録でき、「誰のための仕事か」の実感が深まります。

🗂️ 案件管理と報酬管理

ひとつのクライアントに紐づく複数案件を、それぞれ独立した進捗で管理できます。報酬・入金状況も案件単位で追えるので、「誰のどの案件がまだ未入金か」が一目で分かります。

• 必要な書類セットをテンプレートとして登録して、案件に応じたチェックリストを自動生成！
• 追加資料の対応履歴ややり取り履歴の欄もあるので、ひとつの案件の記録がここで完結します
• ＜一般業務＞の管理も可能！入管業務がメインでも、たまに違うカテゴリの仕事が舞い込んでくることありませんか？そんなときも、事件簿から落とさないために入管業務特有のフィールドを除いた案件台帳の作成が可能。
• ✨ こだわりポイント許可・不許可・申請中…などのステータスによる絞り込みがボタン一つで可能なので、全案件の進捗がひと目で見渡せます。

• まとめて請求機能で、会社宛てに一括の請求書を送ったり、一度まとめた請求から個人の請求を切出したり…と、柔軟な運用が可能
• ✨ こだわりポイント見積書や請求書の備考欄は、6か国語の自動翻訳が可能。要望があれば、他の言語も追加可能です！

📑 事件簿の自動生成

行政書士法第9条で義務付けられている事件簿の作成を、案件データから自動生成します。この案件は転記したけど、こっちはまだ…といった、二重の管理労力から解放されます。

これからのこと

まだまだ「こんな機能が自慢です！」「こんなに便利なんですよ〜！」と、お伝えしたいことがたくさんあるClavis Noteです。

これからもブログでおすすめ機能や、便利ポイントをどんどん発信していきたいと思います。
お使いいただく中でのご要望（バグ報告も歓迎です）も、お気軽にご連絡ください。

次のプロダクト リリース予定

そして、2026年後半〜2027年にかけて段階的に、上位プロダクトとなる Clavis Docs（添付資料自動マージ・書庫機能）のリリースも予定しています。Clavis Note と組み合わせて使うことで、業務効率はさらに跳ね上がる見込みです。

最後に

このツールが、入管業務に携わる行政書士の方々の「人と向き合う時間」を少しでも増やすことに貢献できれば、こんなに嬉しいことはありません。

Clavis Noteは、まだ進化の途中です。
みなさまの声で、Clavis Noteを一緒に育ててくださいませんか？

どうぞよろしくお願いいたします。